サークル旅行の計画の立て方、手順とポイントと定番を紹介！

サークル旅行の計画の手順

「サークル旅行の幹事になったけれど何から始めたら良いのか分からない！」

初めて幹事になった場合、このような悩みを抱えている人もいるかもしれません。そんな悩みを持つ人のために、サークル旅行を計画する際の手順について具体的に解説します。

1．旅の目的と内容を決める

最初に旅の目的を決めましょう。どのような目的でサークル旅行を実施するのかを決めてしまうことで、旅行をスムーズに計画することができます。

大前提として、サークル旅行の場合は「サークル内で仲間同士の親睦を深めること」が主な目的になるでしょう。その他の目的を探したいのであれば、サークルのメンバーにアンケートを取るのがおすすめです。

旅行の目的が決まったら、具体的な内容について考えます。

・テーマパークで思い切り遊ぶ
・温泉でゆっくりする
・ハイキングで自然を楽しむ

など、内容によって行き先も変わってきます。せっかくのサークル旅行なので、参加者全員が楽しめる内容にしたいもの。人によっては苦手なこと、できないこともあるため内容についてもサークルメンバーにアンケートを取ると良いでしょう。

2．日程を決める

旅の目的と内容が決まったら、次は日程を決めます。サークル旅行は大学の夏休みシーズンである8月・9月、春休みシーズンである2月・3月に実施するのが一般的。しかし、旅費を抑えたい、人の少ないシーズンに旅行したいという場合はこれらの時期を外して計画するのがおすすめです。

日程はメンバーの参加率を左右する重要なポイントの一つです。できるだけ多くの人に参加してもらえるよう、アンケートを取るなどメンバーの意見も取り入れながら日程を決めていきましょう。

3．行き先と宿を決める

日程と同じくらいに、メンバーの参加率を左右するのが旅行の行き先です。人によっては行き先次第で参加しないと考える場合もあるため、目的や内容、時期も考慮した上で行き先と宿を決めましょう。　

しかし、行き先にこだわりすぎるとなかなか決めることができなかったり、宿泊できる施設が限られてしまったりすることも。サークル旅行は参加者が大人数になりがちなため、宿泊施設の選択肢が狭まってしまうという理由もあります。

そのような場合は「宿泊施設」と「旅行の目的や内容で利用する施設」の予約ができるかどうかを優先し、行き先を決めていくとスムーズに計画することができます。メンバーの希望も考慮しつつ、複数の選択肢を用意しておくと良いでしょう。

4．参加人数を確認し、予算を算出する

大体の日程と行き先、宿が決まった時点で参加人数を確認して必要な予算を算出します。国内で2泊3日のサークル旅行では10,000～25,000円程度が一般的な予算なので参考にしてください。

利用する交通機関は電車か飛行機か貸し切りバスか、貸し切りバスの場合はバスのサイズ、宿泊施設で必要な部屋数などから予算を決めていきましょう。

旅行にかかる費用によっても参加人数が変わる可能性があるため、正式な予算が決まった時点でサークルメンバーに伝える必要があります。

・サークル旅行の日程や行き先
・予算
・プランの詳細

などをサークルメンバーに周知して、正式な出欠を確認して下さい。

5．交通手段と宿泊施設を予約する

サークル旅行の参加人数が確定したら、宿泊施設や交通手段の予約を行います。ハイシーズンだと早い時期から予約が埋まってしまい、希望の日程で予約が取れないなんてケースもあります。予約できる時期が決まっている場合もあるため、漏れのないように確認を取りつつ予約を行っていきましょう。

しかしその他の準備と合わせて宿や交通手段の予約のすべてを幹事だけで行うのは負担が大きすぎて大変な作業です。そのため、任せられる手配は旅行会社やバス会社を利用するのがおすすめです。サークル旅行のプランの相談から始まり、必要な予約をお任せできたり、団体旅行保険への加入を相談できたりと、旅行会社やバス会社をうまく利用することで幹事の負担を減らすことができます。

サークル旅行を計画する際に押さえておきたいポイント

サークル旅行を計画する際の基本的な手順は上記の通りですが、参加者全員に満足してもらえるような充実した旅行にするために押さえておきたいポイントがいくつかあります。

サークル旅行の企画は6ヶ月～3ヶ月前のスタートがベスト

メンバー同士の親睦を深めるサークル旅行。せっかく旅行を企画するのであれば、できるだけ多くのメンバーに参加してもらいたいものです。

早めにメンバーに日程を伝えれば予定を調節しやすい反面、あまりに早すぎるとメンバーの予定が変動しやすく参加人数を把握しづらいというデメリットがあります。「そんなに先のことを言われてもまだ分からない」という人も多く、結局参加人数が把握できない、なんてケースも。

一方、サークル旅行の周知が急すぎて実施まで時間がなさすぎると参加可能なメンバーが少なくなってしまいます。準備期間が足りないことで予約に漏れがあったり、トラブルが発生したりして旅行を楽しめない可能性もあります。

準備にしっかりと時間をかけて充実した旅行を企画し、できるだけ多くのメンバーに参加してもらうためにも、サークル旅行の企画を始めるのは実施時期の6ヶ月～3ヶ月前がベストです。

アレルギーの有無を確認する

旅行の参加者の中に食物アレルギーを持つメンバーがいる可能性もあります。アレルギーの症状は差があり、人にとってはアレルギー食材により命が危険にさらされるリスクも。

万が一のトラブルを避けるためにも、参加者に事前にアンケートを取って食物アレルギーの有無を確認し、宿泊先や食事先に伝えておくと安心です。

費用は予備分も含めて徴収する

サークル旅行にかかる費用は予備分も含めた金額を徴収しましょう。大人数の旅行に突発的な出費はつきものです。

食事やお酒などの追加注文、急な予定変更による再手配などのトラブルで。現地についてから想定外の出費が必要となる可能性は十分考えられます。そのような場合、余分にかかった費用分を後から集金すると効率が悪いうえに不満が生まれてしまうケースも。

あらかじめ予備分を含めて費用を徴収しておき、サークル旅行後に会計報告を行って余った分を返還する方法がおすすめです。

あらかじめスケジュール管理をする

旅行先についてからのスケジュールも、旅行前の企画段階で決めておきましょう。行き先によってはバスや電車の本数が少ない場所もあり、1本乗り遅れただけでその後の予定が大幅に崩れてしまう可能性があります。

・自由行動や観光施設を巡る際は集合時間を決めておく
・飲食店の予約をしておく
・余裕を持ったスケジューリングをする

このような点に気を付けてスケジュールを管理しましょう。

レクレーションやイベントを考えておく

サークル旅行の目的の一つである「サークルメンバー同士の親睦を深めること」を達成するためにも、貸し切りバスでの移動中や宿泊先での夜にはレクレーションが欠かせません。

参加者がワイワイ盛り上がれるようなイベントやゲームを考えておきましょう。旅行の行程の中に、非日常を楽しめるような体験イベントを盛り込むのもおすすめです。

ポイントを押さえて充実したサークル旅行を計画しよう！

サークル旅行の計画は考えることや予約・手配することなどが多く、なかなか大変なものです。幹事だけで抱え込んでしまうと漏れやトラブルにつながる可能性もありますので、無理せず旅行会社やバス会社に相談することをおすすめします。