旅行代理店とは？団体旅行の幹事に選ばれたらぜひ利用したい！メリットや失敗しない選び方

そもそも旅行代理店とは？

まず旅行代理店とは、

・パッケージツアーなどの旅行商品の企画

・ホテルや宿の手配

・他の旅行業者が企画した旅行関連商品やサービスを仲介し販売

これらを行う会社のことです。

旅行代理店を利用するメリット

団体旅行において、旅行代理店を利用するメリットを5つ紹介します。

・予算に合わせたプランを複数提案してくれる

・宿泊施設の料金を比較してくれる

・様々な観光スポットを教えてくれる

・企画から実施まで手厚いサポートが受けられる

・現地でトラブル相談ができる

予算に合わせたプランを複数提案

予算内で満足のいくホテルを見つけるのには苦労しますよね。

そこで頼れる存在、旅行代理店の登場です。

旅行のプロである代理店に問い合わせると、予算に合わせて複数の旅行プランを提案してくれます。

あとは、その中からより希望に近い条件に絞って選ぶだけです。

依頼者の意図を汲んだプランを提案してくれる

予算はもちろん、旅行のシーンに最適なプランの提案も可能です。

例えば、

・格安のホテルや旅館、ゲストハウス希望

・社員旅行などのビジネス利用に最適なホテル

・癒しを求めたラグジュアリーなシティホテル

予算、そして希望に寄り添った宿泊施設を提案します。

宿泊施設の料金比較

同じホテルであってもどこの旅行会社から予約するかどうかで料金が変わります。

・泊まりたいホテルを取り扱う旅行代理店がどこか調べる

・複数ある旅行代理店の宿泊料金をひとつひとつ比較する

宿泊先の予約だけでもこれだけの労力がかかります。

しかしここで旅行代理店を利用すると、一度の問い合わせで一括見積もりしてくれ最安の予約先を提案してくれます。

ホテルや航空券の予約も任せられる

旅先までの移動手段の検討や、交通・航空各会社から格安チケットを探すこともできます。

さらには、そのまま予約まで安心して任せられるのです。

飛行機や鉄道、バス、レンタカーといった現地での移動もサポートしてくれ、旅の道中も迷うことなくスムーズに進行します。

探しきれない観光スポットを教えてくれる

楽しい旅行を迎えるため、事前に観光スポットもリサーチしておきたいですよね。

・現地のおいしいグルメ、レストラン

・人気のスポット、観光名所

・アクティビティ

・レジャー施設

・体験教室

これらのスポット探しはもちろん、遊園地や美術館・博物館などの各施設の割引チケットも紹介してくれます。

企画から実施までサポート

「初めての幹事役で知識がなくて不安だ」という場合も安心です。

企画から実施まで手厚くサポートしてくれます。

幹事役に選ばれると全てひとりで背負わなければいけないイメージがありますが、旅行代理店を頼ると伴奏しながらベストなプランを提案してくれるので安心です。

現地のトラブル相談もできる

旅行が近づくにつれ、スケジュール通りにうまく進行できるかといった不安が出てきますよね。

そんな時のために、旅行代理店のヘルプデスクがあります。

実際にトラブルが起きてもスタッフの適切なアドバイスにより、落ち着いて対応できます。

そのあとの旅行も安心して楽しむことができますよ。

旅行代理店を利用するときの事前準備

実際に旅行代理店を利用するとき、事前に準備しておきたいことがあります。

それは、旅の目的やどんな団体旅行にしたいかを明確にしておくことです。

例えば、旅の目的が

・社員間の親睦を深める

・部内の結束力を高める

など、明確になっていれば、よりスムーズに旅行計画がたてられます。

とはいえ、目的がぼんやりしている場合でも旅行代理店のスタッフと話をしていく中で明確になることがあります。

ぜひ一度、気軽に相談してみてください。

失敗しない旅行代理店選びのポイント

ここで最適な旅行代理店選びのポイントを紹介しますので、参考にしてくださいね。

利便性を基準に選ぶ

まず旅行代理店には、街中に店舗を構える店舗型と店舗を持たずにオンラインのみでサービスを提供するオンライン型があります。

店舗型

店舗型には、直接会って顔が見える安心感があります。

ただ、仕事をしていたり学業に忙しい人にとっては

・営業時間が限られている

・店舗まで足を運ぶ必要がある

といった負担に感じる場面があります。

オンライン型

その点、オンライン型であれば

・24時間のサポート体制

・問い合わせから回答までの待ち時間も有効活用

日頃の業務や学業の合間にサクッと利用できます。

また、仕事中などで電話に出られない時でもメールを使った連絡など柔軟に対応してくれます。

安心感を基準に選ぶ

担当者の対応も判断基準として重要です。

特にこれらのポイントに注意してみてください。

・やりとりがスムーズか

・予算や希望に寄り添ってくれるか

・旅行者側の意図を汲んでくれた提案か

連絡が滞ったり、こちらの要望に寄り添ってくれない対応は要注意です。

こまめに連絡が取れる体制、例えばヘルプデスクがあるかといった点も確認しておきましょう。

価格を基準に選ぶ

代理店によって取り扱うツアー商品も異なるため、同じ宿泊先であっても金額が異なります。

その際便利な、一括見積もりサービスがある旅行代理店を選ぶのもひとつです。

旅行者側でひとつひとつ見積もりを取る手間が省け、時間短縮に繋がります。

旅行会社の種類について

旅行会社には3つの種類があります。

大手旅行会社

大手旅行会社は、国内・海外問わず幅広いツアー商品を取り扱っています。

また、現地にツアーデスクが備わっている場合もあり、海外など通訳に困った時でも安心です。

豊富な実績からあらゆる商品を取り扱っているので、人気の観光地や繁忙期の交通手配などでその特徴を強く発揮します。

中小旅行会社

大手旅行会社よりコスパを抑えられるのが中小規模の旅行会社です。

また、フットワーク軽く顧客ひとりひとりに寄り添った手厚いサポート体制が整っている点も魅力です。

専門性が高い旅行会社

「沖縄旅行」「トレッキング」「スキー」「ゴルフ」など各テーマに特化した旅行会社があります。

幅広いジャンルで提案してくれる大手旅行会社に比べ、ガイドブックにも掲載されていないようなユニークな観光スポットやグルメを教えてくれます。

各ジャンルに精通しているため、すでに旅先が決まっていたり団体旅行を予定している場合は、専門の旅行会社の利用をおすすめします。

特に団体旅行に特化した旅行会社であれば、これまでの実績や培われてきたノウハウを生かして最適なプランを提案してくれます。

団体旅行は旅行代理店をうまく利用しよう！

団体旅行の幹事役に選ばれると、やるべきことがたくさん出てきます。

日頃の業務や学業、プライベートの時間もしっかり確保しながら準備するためには旅のプロである旅行代理店を積極的に利用していきましょう。