社員旅行の幹事に選ばれたら、日頃の業務に加えとにかくやることが多くて大変ですよね。本記事では、失敗しない社員旅行の進め方や実際に幹事を経験した方の声、そして幹事さんの仕事が楽になる！失敗しない旅行をサポートしてくれるサービスもご紹介！
また後半では、予算や行き先選び、日程調整、宿泊施設の手配など、幹事がこなすべきタスクも企画から当日までわかりやすく紹介しています。成功する社員旅行のポイントも押さえていますので、社員旅行の幹事に必要な知識として役立ててくださいね。
社員旅行の幹事になったら、まずは企画から社員旅行当日まで、どんなことをするのか、大まかな流れを把握しましょう。
日程や予算は会社によって決まっていることも多いため、条件に合った行き先の候補を出してアンケートで決めるのがおすすめです。
幹事さんの仕事の中でも特に大変なのが旅行代理店から見積もりを取り、実際に依頼する代理店を決める作業。
「自分たちの条件に合う旅行会社がなかなか見つからない」
「とりあえず大手で契約したけど、予算オーバーになってしまった」
「ひとまず社員旅行自体はできたけど、もっと相性のいい旅行会社に依頼していれば満足度の高い内容にできたんじゃないか…」
これらの問題を解決するために、条件を入力するだけで一括で見積もりが取れる「団体旅行一括見積もり」の利用がおすすめです！
旅行代理店に依頼をした場合、当日のトラブル対応なども全て行ってくれる場合が多いです。
幹事さんの負担を減らし、全員が満足できる社員旅行を行うために、
団体旅行一括見積もりで自分たちにぴったりの旅行会社を見つけましょう！
主に参加者の取りまとめや当日の旅程管理で苦労した人が多いようです。
しかし、実際の悩みは細かい部分までさまざま。
実際に団体旅行の幹事をした方の声も聞いてみました。
団体旅行の幹事はやらなければならない作業や気にしなければならないポイントが多く、日頃の業務をこなしながらやるのはとても大変です。
社員旅行の実施目的や、企画にあたっての注意事項などはこちらの記事も参考にしてみてください。
社員旅行のお見積もりならトラベルブックにお任せ！人気の行き先や成功させるポイントをまとめて解説
社員旅行の幹事はいろいろと大変なことが多いもの。行き先やプランをどうやって決めるか、どこの旅行会社を利用するかなど悩む面も多々あるでしょう。初めての幹事の場合、当日の挨拶や服装などをどうしたらよいかと気になってしまいますよね。そこで今回は社員旅行の幹事によくある悩みと、その回答を紹介します。
【A】多数決などで少数派を切り捨てる決断も必要です。
行き先については全員の意見を取り入れることは不可能。最終的には多数決を取るなどして少数派を切り捨てる決断も必要です。
社員の意見を基に、旅行先で自由に選択できるプランを用意することで、行き先は1か所でも多くの社員にとって満足度の高い旅行にできるでしょう。
【A】団体旅行が得意な旅行会社を選びましょう。
基本的に社員旅行は団体旅行となるため、団体旅行が得意な旅行会社を選ぶと良いでしょう。安心感で言えば大手の旅行会社がおすすめですが、中小であれば日本旅行業協会（JATA）や全国旅行業協会（ANTA）に加入している会社を選ぶのがベスト。こちらの質問に真摯に答えてくれるかどうか、も判断基準になります。
【A】アクティビティや体験型プログラムがおすすめです。
非日常を感じられるカヌーやラフティングなどのアクティビティをプランに組み込んでみてはいかがでしょうか。チーム力を高めるのにもぴったりです。
工芸品やガラス細工、陶芸などの物づくり、酒造見学、工場見学などの体験型プランもおすすめ。事前に社員アンケートを取り、興味のあるプランを把握しておくと良いでしょう。
【A】自由時間や選択できるオプショナルツアーをプランに組み込んでみてはいかがでしょうか。
団体行動が苦手な人にとって、朝から晩まで大人数で行動しなくてはいけない社員旅行は苦痛に感じてしまうもの。自由行動の時間を設けたり、少人数で参加できる選択制のオプショナルツアーを組み込むと団体行動が苦手な人でも参加しやすいです。
最近の社員旅行では、日中は少人数のグループに分かれて行動し、夜に宴会などで親睦を深めるといったケースが増えつつあります。終日自由行動のグループ、観光名所をめぐるグループ、エステやスパでリフレッシュするグループなど、社員の要望を考慮してプランを考えてみてください。
また、夜に行われる宴会で余興を強要されるのを負担に感じる人もいます。社員に出し物を無理強いするような宴会ではなく、ゲームやビンゴなどみんなで楽しめる企画がおすすめです。
【Ａ】華美な服装は避け、動きやすい服装を心がけましょう。
旅行だからと張り切っておしゃれをしたくなるかもしれませんが、過度な露出や派手すぎる服装はＮＧ。例えば女性の場合、ワンピースやスカートではなく、動きやすいパンツスタイルがおすすめです。
【A】高い部屋や座席のランクには注意が必要です。
ホテルの部屋やバスの座席にもランクがあるので、基本的にはランクの高い場所を上司に充てます。
ホテルはエレベーターから離れた、一番奥の部屋が最もランクが上だとされています。ただし異なるホテルもあるため、基本的には広い部屋を上司に充てれば問題ありません。広さ順に、年次別で割り振っていくのが基本ですが、できれば社員同士の仲の良さや相性も気に掛けましょう。
バスは運転席側の前方座席、視界が遮られることなく景色を楽しめる席が上座になります。
【A】基本は初日の朝と旅の最後に挨拶しましょう。
幹事として、まずは行きのバスで始めの挨拶をします。この時は簡単な自己紹介をした後に旅行のスケジュールを説明し、ゴミの後始末や集合時間の厳守、飲酒喫煙についてなど、注意事項を伝えましょう。
夜の宴会で幹事が司会をする場合は、宴会始めにも幹事の挨拶が必要です。あとは帰りのバスで、締めの挨拶をしましょう。
幹事の挨拶は長くなりすぎないようにし、必要事項を簡潔、明瞭に伝えることがポイントです。
【A】予約のし忘れには注意してください。
社員旅行の幹事が起こしがちなのは「予約が必要な施設に予約を入れ忘れていた」という失敗です。直前に予約ミスが発覚することもあるので、旅行会社との綿密な相談や、自分自身でもしっかり確認することが重要です。
【A】飲酒は控えましょう。
宴会では1日目を無事終えたという気のゆるみから、周りに勧められるままついつい飲みすぎてしまう方もいるかもしれません。しかし幹事が飲みすぎて酔いつぶれてしまったり、翌日に二日酔いになってしまったりすると、その後の社員旅行に支障をきたしてしまうことにもなりかねません。
幹事を務める場合は宴会での飲酒は控えるようにしましょう。
また、万が一、飲みすぎてしまった場合のことを考えて、あらかじめ副幹事などに旅行のスケジュールや詳細などの情報を共有しておくと安心です。
大まかな流れが把握できたら、具体的にどんなことをやっていけば良いのか、順を追って時期別にご紹介します。
社員旅行は、会社によって行き先や内容などさまざまです。したがって、社員旅行の準備を始める際、まずは「何を目的に社員旅行を実施するのか」を明確にすることが大切です。従業員同士の交流か、従業員のリフレッシュか、それとも人材育成・研修かを重視するのかによって、社員旅行の内容が大きく異なるからです。目的が明確になっていれば、旅程が組みやすくなり、旅行代理店にも相談しやすくなります。
従業員に対して、社員旅行の行き先や日程などに関するアンケートを行います。このアンケート結果を反映した社員旅行を計画・実施することで、参加者数の確保や満足度の向上に繋げやすくなるからです。アンケートには、行き先・日程・内容・予算・特記事項（アレルギーや乗り物等に関するもの）などの項目を入れて作成。アンケート配布からおよそ1週間を目安に回収しましょう。
アンケートを終えたら、次は具体的な日程を決めましょう。その際は、業務の繁忙時期を避けること、そして従業員から回収したアンケート結果をもとに決めるのがおすすめです。詳細な日にちまで決められない場合は、旅行を実施する大まかな時期を決めておきましょう。
日程を決めたら、次は予算です。全体の予算だけでなく、1人あたりの予算も出します。そして、会社から全額出すのか、それとも個人の負担金も発生するのかによっても予算が異なるため、このタイミングでどこから出費するのかを明確にしましょう。従業員1人あたりの予算の相場は、国内だと2～5万円、海外だと5～10万円です。過去に社員旅行を実施した記録があれば、その時の予算や実費を参考にするのもおすすめです。
日程と予算が決まったら、次は参加者数を確認しましょう。なぜならば、参加者数によって団体料金の適用・不適用などが決まり、それによって見積もりの金額が大きく変わるからです。したがって、旅行代理店へ相談しに行く前に、おおよその参加者数を把握しておくことをおすすめします。
日程・予算・参加者数が出たら、複数の旅行代理店に問い合わせをし、旅行のプランと見積もりの作成を依頼しましょう。参加者数が少なければ個人で手配することも可能ですが、旅行代理店を活用すれば事務的な手間が不要となり、宿泊先の団体利用等も利用しやすくなるのでおすすめです。
旅行代理店から見積もりが出されたら、自社のニーズを満たすプランや予算になっているかどうか確認しましょう。予約金やキャンセル料の詳細、オプションメニューの有無、添乗員やバスガイドの同行有無、そして見積もりの有効期限や申し込み期限などについても確認するのがおすすめです。それぞれの旅行代理店によって金額や詳細が異なるため、自社に合った旅行代理店を選定しましょう。
旅行代理店が決まったら、次は具体的なプランを決めるために打ち合わせを行います。社員旅行の目的や、従業員から回収したアンケートをもとに、見積もり依頼時よりも詳細な希望を伝えていきましょう。そして、宿泊先・交通手段・食事場所・研修の有無など、具体的な事柄をどんどん詰めていきます。予算内かつ自社のニーズを満たせるプランが作成できたら、プラン確定です。
具体的な社員旅行のプランが決まったら、案内状を作成して配布します。案内状には日時・行き先・集合場所・集合時間・費用・プラン内容などを記載。社員旅行への参加が任意の場合は、参加有無についての項目も記載しましょう。案内状が作成できたら、従業員へ配布。参加有無の確認が必要な場合は回答期限を設け、確実に回収しましょう。
案内状を配布し、参加有無の確認が取れたら、人数を確定させます。もし、旅行代理店に作成してもらった見積もりの人数と異なる場合は担当者に伝え、再度見積もりを作成してもらいましょう。また、従業員が社員旅行の費用を一部負担する場合や、家族を同伴させる場合は、旅行の前に集金を行う必要があります。したがって、できるだけ早い段階で該当者に金額・集金するタイミングについて通知し、旅行代理店への支払いを行う前に集金を済ませましょう。
参加者数が確定して、最終的な見積もりを出してもらったら、旅行代理店へ支払いを行います。もし、旅行中のトラブルに備えて旅行保険へ加入したいと考えている場合は、旅行代理店へ相談し、加入するのであれば保険料の支払いも行いましょう。
旅行代理店への支払いが終わったら、社員旅行当日に向けての準備を始めます。バスを利用するなら移動中に行うレクリエーションを考えたり、宿泊先で宴会を行うなら宴会中のイベントを考えたりしましょう。具体的な内容が決まったら、買出しなど必要な準備を行います。もし、人手が足りないようであれば、社員旅行参加者のなかから協力者を募りましょう。
企画の準備と平行して、社員旅行についてまとめたしおりを作成します。目的・日程・宿泊先・観光情報・バスの座席・ホテルの部屋割り・持ち物リスト・注意事項・幹事や旅行会社等の緊急連絡先などを記載。しおりは旅行準備の際にも活用するので、1～2週間前には参加者に配布できるよう作成しましょう。
社員旅行前日は、参加者に対して集合時間や集合場所、持ち物などについての最終確認を行いましょう。周知方法は、それぞれの会社で良く利用するツールを活用するのがおすすめ。旅行当日に緊急事態が発生する可能性もあるので、緊急時の連絡先も再度通知しておきましょう。
社員旅行当日になったら、出発時に幹事から一言挨拶をしましょう。軽い自己紹介や1日の流れ、ごみの取り扱いや喫煙・飲酒等についての注意事項も伝えます。そして、トイレ休憩や自由時間などがある場合は、その都度集合時間を設定して周知。集合時間になったら全員そろっているか、人数確認を行いましょう。
バス内でのレクリエーションや宴会での余興などを予定しているのであれば、その運営を行います。事前に準備したものを用意したり、司会を担当したり、時間を確認しながら進めていきましょう。
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