団体旅行の予約はどうすればいい？スケジュールから予約タイミングまで細かく解説！

検討から出発までの全体スケジュール

団体旅行は個人旅行よりも人数が多いため、旅行の計画や出欠確認、バス・宿の手配などに時間がかかります。きちんと団体旅行の実施へ向けて準備を済ませられるよう、まずは団体旅行を検討～出発までに行わなければならない全体のスケジュールを把握しましょう。

1.目的やテーマ、予算を検討する

2.参加者にアンケートを実施・分析する

3.スケジュールと予算を仮決定する

4.いくつかの旅行代理店へ問い合わせをし、見積もりをもらう

5.旅行代理店を決定し、申し込みをする

6.行き先・スケジュールを決める

7.出欠確認を取り、参加者を確定する

8.旅行代理店へ支払いをし、必要に応じて保険に加入する

9.旅行中に行うイベントなどの詳細を決め、準備する

10.最終確認・準備を行う 

11.出発

人気の出発時期

団体旅行の人気の出発時期は6月と10月。このほかに2月や9月・11月などもあげられます。なぜこの時期が選ばれるのか、その具体的な理由についてご紹介します。

1.個人旅行が少なくなる時期

個人旅行が多く行われるのは、ゴールデンウィークやお盆、シルバーウィークや年末年始など、多くの人が休みになる大型連休がある時期です。この時期は飛行機や新幹線、高速道路などだけでなく、観光スポットなどの施設やお店も混雑しています。その反面、個人旅行が少ない時期に団体旅行を実施すれば、たとえ大人数であっても比較的スムーズに移動ができ、観光もゆっくり行うことが可能です。

2.費用を抑えられる

個人旅行が多い時期は、旅行全体にかかる費用が高くなる傾向があります。なぜならば、安いチケットやホテルがすでに押さえられてしまっていたり、もともとの単価が高くなってしまっていたりするからです。したがって、旅行に行く人が少ない時期に団体旅行を行えば、航空券などの安いチケットを取りやすくなり、ホテルの宿泊費なども安く抑えられます。

3.スケジュール調整がしやすい時期

3～5月は年度が変わる時期のため、社内で決算や人事異動などが行われる会社が多いもの。また、新生活を始める人も多く、プライベート面においても旅行に参加しづらい状況となっている場合があります。また、12～1月は年末年始をはさむ長期休暇があるだけでなく、取引先との食事会やあいさつ回りなどが多く行われるので、旅行を組むこと自体が難しい時期。したがって、会社全体や社員のプライベート面が落ち着く6月や10月などに団体旅行を実施する傾向があります。

団体旅行の予約のタイミングはいつ？

団体旅行を予約するタイミングはいつが良いのか、頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は「この時期までに必ず予約をしなければいけない」というような決まりはありません。しかし、団体旅行を実施する時期や予約状況によっては移動時の費用や宿泊費などが変わるため、できるだけ早い段階で旅行代理店に問い合わせ・予約をするのがおすすめです。

最も多いのは4〜5ヵ月前

団体旅行に関する問い合わせ・予約が最も多く行われるのは、旅行実施希望時期の4〜5ヵ月前です。この時期であれば社内のスケジュールの見通しが立てやすく、団体旅行実施日を決めやすいことから、多くの会社で団体旅行に関する具体的な準備が始まります。また、大人数の飛行機などの座席・ホテル客室などの確保も、まだ比較的行いやすい時期であるという点もあげられます。

早期問い合わせがおすすめの理由

4〜5ヵ月前に多くの会社が団体旅行の問い合わせを始めますが、すでに団体旅行の実施希望時期が決まっている場合は、もっと早い時期に問い合わせ・予約を行うのがおすすめです。その理由を3つご紹介します。

1.費用を安く抑えられる

航空券やホテル代などは、予約時期によって料金が変わります。できるだけ早い時期に問い合わせ・予約をすることで、より安い席やホテルを確保でき、お得に旅行することが可能です。早い段階で航空券などの移動時の予約やホテルなどの宿泊に関係する予約を行うことで、残りの費用を食事やオプションツアーなどに充てることも可能。より充実した内容の団体旅行を実施できる可能性が高くなります。

2.キャンセル料を抑えられる

参加者数や行程など、それぞれの会社に合わせた旅行となる団体旅行は、通常のキャンセル規定とは異なり、90日前や60日前などの早い時期からキャンセル料が発生してしまう場合があります。そのため、旅行代理店への問い合わせが旅行実施日に近い状況だと、各種キャンセル料が発生してしまう可能性があります。 

3.余裕を持って準備に取り組める

団体旅行は個人旅行とは異なり、大人数の座席や客室を用意する必要があり、行程表などの作成も行わなければなりません。また、懇親会やパーティーなどの実施予定があれば、その企画・準備も必要です。通常業務に加えて団体旅行に関する業務も生じるため、できるだけ早い時期から動き始めることで、余裕を持って準備に取り組めます。

出発時期に迷わないための5つのポイント

団体旅行への出発時期選びを迷わないために、5つのポイントをご紹介します。これから団体旅行の実施時期を検討・選ぶ方は、ぜひ参考にしてください。

1.個人旅行が少ない時期を選ぶ

個人旅行が少ない時期は、航空券などの移動費やホテル代などの宿泊費を安く済ませられます。旅費を抑えられれば、団体旅行中に行うイベントや懇親会費、食事代などに回すことが可能です。より充実した団体旅行を実施するためにも、できるだけ個人旅行が少ない時期を選びましょう。

2.会社が落ち着いている時期を選ぶ

繁忙期や人事異動などが行われる時期は社内がバタバタとしており、団体旅行に行くこと自体が会社にも社員にも負担になってしまいます。したがって、団体旅行を行うのは社内業務が落ち着いている時期を選ぶのがおすすめです。

3.プライベートに配慮した時期を選ぶ

社員のプライベートの充実は、離職や休職などを防ぐことにも繋がります。また、ワークライフバランスを重視する人も増えていることから、団体旅行を行う時期はプライベートに配慮した時期を選ぶことが大切です。特に団体旅行の実施を避けたいのは、大型連休がある時期や、学校行事・家族でのイベントごとなどが行われる時期など。団体旅行の計画を進めていく中で対象社員にアンケートを取り、実施希望時期についての調査・集計を行うのもおすすめです。

4.滞在先で快適に過ごせる時期を選ぶ

次におすすめするポイントは、滞在先の気候で実施時期を選ぶこと。国内旅行の場合は、観光に適した春や秋がぴったり。海外旅行の場合は、それぞれの渡航先に合わせて快適に過ごせるベストシーズンを選んだうえで、出発時期を決めるのがおすすめです。滞在先で快適に過ごせれば参加社員の満足度向上に繋がり、次回以降の団体旅行も計画・実施しやすくなるでしょう。

5.旅行先で行われるイベント・お祭りの時期で選ぶ

国内はもちろん、海外でも年間通してさまざまなイベントやお祭りが催されています。その土地ならではの文化や歴史に触れたり、美味しいものを食べられたりできる行事に参加できれば、より思い出深い団体旅行となるでしょう。また、イベントやお祭りへの参加は社員同士のコミュニケーション活性化になり、会社全体の組織力向上にも繋がります。

問い合わせ時に決めておくこと

団体旅行の問い合わせや見積り依頼をする際に、事前に決めておくと良い項目をご紹介します。それぞれの項目が具体的に決まっていればいるほど、スムーズに打ち合わせが行えるので、問い合わせ前にできるだけ詳細を決めておきましょう。

【必ず決めておきたい項目】

• 希望の実施時期
• 希望のエリア（海外か国内か、複数でも）
• 参加者数
• 旅行中に行いたいこと（チームビルディングなどの研修、懇親会・パーティーなど)
• 予算（全体・1人あたり）

【可能ならば決めておきたい項目】

• 参加者の男女内訳および年齢
• 飛行機を使う予定があればフライト条件・発着空港・希望時間帯
• 希望するホテルや部屋のタイプ
• 観光時の条件・希望
• 食事の際の条件・希望

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