従業員の研修やレクリエーションを目的としたイベントの代表的なものとして、社員旅行があります。
社員旅行を経費で落とすには様々な条件があることをご存知ですか？
こちらの記事では、そもそも福利厚生費とは？社員旅行の定義は？といった点から、
経費で落とすための要件など、経理的な処理について解説していきます。
「社員旅行」について考える際、よく似たもので「慰安旅行」や「研修旅行」といった言葉を見かけることがあります。これらは「社員旅行」とどのように違うのでしょうか。まずはそれぞれの言葉の意味を解説していきます。
企業が主催する旅行のこと。かつては日頃会社に貢献している従業員を労うために行われるケースがほとんどだったので、社員旅行=慰安旅行と考えられていました。現在ではスキルアップやコミュニケーションの活性化、社会貢献など、旅の目的が多様化。慰安旅行以外にもさまざまなタイプの社員旅行が実施されています。
「慰安」とは労をねぎらう、という意味。慰安旅行はその名の通り、参加者の日頃の頑張りを労うために実施される旅行のことです。町内会やサークル、スポーツクラブなど、企業以外にもさまざまな団体が主催するケースがあります。
新入社員などに対して、同じ会社の先輩・上司などが泊りがけで社員研修を実施するものです。集中的に研修するため短期間で成果が得られやすく、寝食を共にすることで参加者同士の絆も深めることができます。
企業が従業員に向けて主催する旅行が「社員旅行」であり、その中でも慰安を目的とするのが「慰安旅行」、社員研修を目的とするのが「研修旅行」となります。
気になるのは旅費を経費に計上できるかどうかですが、旅行日数や目的地などが一般的な旅行の範囲内であれば、いずれの旅行も費用を経費とすることが可能です。
「福利厚生」というのは、企業が従業員に対して提供する、給料以外のサービスのこと。給与以外で従業員を経済的に支援するために作られた制度です。福利厚生を充実させることで、企業にとっても優秀な人材の採用や定着につながったり、従業員のくらしの質を向上させたりできるメリットがあります。
よく「手当」と混同されがちですが、福利厚生は「すべての従業員が活用できる」もの、手当は「条件を満たした人だけが活用できる」もの、という点で異なります。
この福利厚生にかかる費用のことを「福利厚生費」と呼びます。福利厚生費とするためにはいくつか条件がありますが、それを満たせば税務上、会社の経費として認められるため節税にも効果的です。
続いては福利厚生が、具体的にどのようなものかを紹介します。
福利厚生は「法廷内福利」と「法定外福利」の2つに大別できます。
法律で定められている福利厚生の制度です。従業員の加入は義務であり、これらを備えていない企業は法律違反となります。効率で明確に定められているため、支給額や適用範囲、処理方法などは明確です。
「健康保険」「雇用保険」「介護保険」「労災保険」「厚生年金保険」などが具体的な例として挙げられます。
企業が独自に定める福利厚生のことです。主に従業員が長く快適に働ける環境を作ることを目的としています。企業によってさまざまな制度が設けられていますが、具体的にどのようなものがあるのかを9つに分けて紹介していきます。
１、「休暇」の福利厚生
法律で定められている法定休暇とは別に、従業員が取得できる特別休暇です。例としては本人や家族の誕生日に休暇を取れる「バースデー休暇」や、ストレス解消・気分転換などを目的とした「リフレッシュ休暇」などが挙げられます。
２，「健康」の福利厚生
健康診断の受診は法律で義務付けられていますが、それに加えてさまざまな法定外福利が定められている場合があります。がん検診を実施したり、人間ドック・トレーニングジムの費用を補助したり、といったものが一例です。
３，「慶弔」の福利厚生
従業員やその家族に祝い事や不幸があった場合、「祝い金」や「見舞金」などの名目で現金が支給されたり、休暇が取れたりする制度です。出産祝い金や死亡見舞金、子どもの入学祝い金などが挙げられます。
４，「通勤・住宅」の福利厚生
通勤費用や家賃の補助も、法定外福利のひとつです。企業によっては社宅や独身寮が用意されていたり、引っ越し費用を補助してもらえたりといった制度もあります。
５，「育児・介護」の福利厚生
育児・介護に携わっている人が、仕事と両立できるよう定められた制度です。法律でも制度が整えられていますが、企業によってユニークな取り組みが行われている場合があります。育児休暇の延長や企業内保育所の設置、介護休暇などが一般的です。
６，「職場環境」の福利厚生
従業員が働きやすい職場環境を整えることも、大切な福利厚生のひとつです。休憩室や仮眠室、社員食堂を設置するなどが具体例。環境を充実させることが、仕事へのモチベーションを高めることにつながります。
７，「自己啓発」の福利厚生
企業によっては従業員のスキルアップなどを支援してくれる制度が設けられています。資格取得の費用や、外部研修などへの参加費用を企業が負担する、といったケースも多数。優秀な人材を育て、企業の競争力を高める効果も期待できます。
８，「レクリェーション」の福利厚生
従業員同士のコミュニケーションを活性化させることを目的に、企業がレクリェーションを企画する場合があります。社員旅行や忘年会・新年会などが一般的です。中には取引先なども交えた運動会を企画する企業も見られます。
９，「財政形成」の福利厚生
企業から従業員に支払われる給料を、一部天引きして金融機関に払い込む貯蓄制度です。従業員は手間をかけずに貯蓄を行えるうえ、税制上も優遇を受けられます。
企業の行事として行われる社員旅行の費用は、基本的に福利厚生費として経費に計上できます。給料には所得税が課せられますが、経費には所得税が課せられません。そのため社員旅行は、会社にとっても節税につながるメリットがあります。ただし経費として認められるためには、いくつかの条件を満たしている必要があるので注意が必要です。
ここでは社員旅行を経費で実施するための条件を紹介していきます。
社員旅行の費用を福利厚生費として経費に計上するためには、5つの条件があります。
ここからは、それぞれ内容について詳しく解説していきましょう。
国内で社員旅行を実施する場合、全行程が4泊5日以内であることが条件のひとつです。これは所得税基本通達で定められているため、4泊5日を超える旅行は経費として認められません。ただし海外旅行の場合は、目的地の国での滞在日数が4泊5日以内なら問題ありません。
福利厚生はすべての従業員を対象とするものなので、社員旅行も従業員が誰でも参加できる必要があります。正社員はもちろん、正社員と同等の勤務体系である契約社員やパート、アルバイトも対象です。役員だけで行われる旅行など、対象者が限定されている場合は、旅費を経費として計上できません。
また参加人数にも規定があり、従業員の50％以上が社員旅行に参加している必要があります。営業所や支店、工場などがいくつかある企業の場合は、それぞれの職場ごとに別々で実施することが可能ですが、この時もそれぞれの従業員数の過半数が参加していなければなりません。
後になって対象者や参加人数に問題がないことを証明しやすいよう、参加者名簿などを残しておくと便利です。
社員旅行の内容があまりに贅沢だと、経費と認められないケースもあるため、常識の範囲内で日程を立てましょう。目安としては旅費が1人10万円以内なら経費計上できる場合が多いようです。
国税庁のホームページには、社員旅行の費用が非課税になる場合・ならない場合の具体的な事例がいくつか挙げられているので、ここで紹介します。社員旅行を計画する際には参考にしてください。
| 非課税 | 旅行期間 | 旅費 | 参加割合 | |
|---|---|---|---|---|
| 事例1 | 〇 | 3泊4日 | 15万円（内参加者負担額：7万円） | 100％ |
| 事例2 | 〇 | 4泊5日 | 25万円（内参加者負担額：10万円） | 100％ |
| 事例3 | × | 5泊6日 | 30万円（内参加者負担額：15万円） | 50％ |
企業が従業員に対して支払う給与は一般的に金銭ですが、食事や物品、商品の値引き販売などを行った場合、それが「現物給与」とみなされるケースがあります。社員旅行に不参加の従業員がいた場合、旅費の代わりに金銭などを渡せば不公平にならないように思うかもしれません。しかしこの場合、不参加の人に渡した金銭は「給与」、社員旅行の費用も「現物給与」と捉えられ、所得税が発生してしまうので注意しましょう。
社員旅行の目的は、日頃企業のために尽力してくれている従業員をねぎらったり、従業員同士のコミュニケーションを計ったりすることにあります。会社の意向や家庭環境によっては、社員旅行に従業員ではない家族を同伴させるケースも見られますが、社員旅行を経費で実施するなら同伴者の旅費は本人が負担するようにしましょう。社員旅行と家族旅行を混同しすぎると、企業主催の社員旅行であっても私的旅行と捉えられてしまい、旅費を経費に計上できなくなるからです。同じ理由で、従業員以外の人が社員旅行に同伴する場合は、同伴者にも他の参加者と同じ行程で行動してもらうか、まったく別行動をとってもらう必要があります。
また同伴者の旅費を企業が負担していないこと、内容が私的旅行になっていないことを証明できる記録を残しておけば、後々役に立つでしょう。
社員旅行にかかった費用は、そのすべてが経費として落とせるわけではありません。社員旅行を経費として落とせないケースについて解説します。
社員旅行にかかった旅費は福利厚生費として経費計上できます。ただし、以下の条件に当てはまっている場合に限ります。
ア．旅行に要する期間が４泊５日以内（海外の場合は現地の滞在日数）。
イ．参加する従業員の数が全従業員の50％以上。
ウ．特定の人だけを旅行の対象としない。
エ．不参加者にお金や商品券等を渡さない。
オ．旅行費用が社会通念上一般的に行われていると認められる範囲内であること。
これらの条件に当てはまらないものも含め、経費計上できないケースについていくつか例を挙げていきたいと思います。
不公平にならないようにと、旅行に参加できない社員に旅費と同じ金額を金銭で支給してしまうのはNG。先述の「エ」に当てはまらないケースであり、「給与所得」とみなされて課税対象となってしまいます。さらに、社員旅行の代金自体も経費として計上できなくなってしまうので注意しましょう。
なお、ギフトカードなどの金券類で渡した場合も同様です。
社員旅行に家族が参加する場合、その家族が従業員であれば経費として計上できます。しかし、従業員の家族で勤務実態のない人が参加するとなると、家族分の旅費は実費払いにしなくてはいけないのです。
後から面倒なことにならないよう、社員の家族が社員旅行に参加する場合は実費で旅費をもらっておきましょう。この時、実費で旅行費用を払ってもらった証明として領収証を忘れずにもらっておいてください。
会社役員のみの慰安旅行、一部の社員だけが参加する社員旅行は先述の「ィ」や「ウ」の条件を満たしていないので福利厚生費として認められません。「役員賞与」や「給与」とみなされ、課税対象となってしまいます。
また、旅行の内容が従業員の慰安に当てはまらないとみなされてしまうと、福利厚生費として計上できなくなります。例えば、行程のほとんどがゴルフの場合は慰安旅行として認められないケースもあるようです。
「福利厚生費」は従業員の慰安や医療、衛生などのために事業主が支払った費用のことを指します。そのため、ゴルフがメインの旅行では認められないケースがあるのです。
多くの社員旅行では自由行動の時間が設けられていると思います。自由行動中にかかった費用、例えば交通費や食事代などは経費として計上できません。社員旅行中に自由行動の時間がある場合は、参加する社員全員にしっかり伝えておきましょう。
社員旅行で購入したお土産は、経費として計上できません。私的な費用は経費で落とすことができないので、こちらもしっかり伝えておきましょう。
組織に属さないフリーランスが旅行をする場合、そもそも経費として計上できません。従業員がいない、社長のみの会社の場合も同様です。
社員旅行は従業員のリフレッシュや慰安のために行うものですが、あくまで仕事へのモチベーションアップなどを目的としていなくてはいけません。そのため、ただ観光のみを楽しむ内容だと私的な旅行だと判断され、経費として認められないことがあります。
旅行の計画をする際に研修や講習のスケジュール、観光のスケジュールを分けてプランを組むと、税務処理が楽になります。
「社員旅行は経費として落とせる」そう考えている方も多いかもしれませんが、社員旅行にかかる費用の全てを経費として計上できるわけではありません。
様々なケースにおいて、「経費として落とせる？落とせない？」を解説していきたいと思います。
福利厚生費は社員を対象としているため、その会社に勤務していない家族が同行する場合は経費として計上できません。原則として、家族分の旅費は参加させる社員が負担する必要があります。この場合、家族の旅費を会社が受け取った証明を残さなくてはいけないため、領収書を発行するなど証拠を形として残しておきましょう。
なお、家族経営の会社の場合は従業員として働いている家族であれば福利厚生費の対象となるので、経費で落とせます。しかし子どもたちの旅費は経費で落とせないので注意が必要です。また、旅行の内容によっては「プライベートな家族旅行」とみなされ、経費計上できないケースもあります。社員旅行として経費で落としたい場合は、十分注意して計画しましょう。
社員旅行を経費で落とせるのは、旅行に要する期間が4泊5日以内の場合です。この期間内に収まっていれば、社員旅行の行き先が海外であっても経費に計上できます。なお、海外の場合は機内泊は含まれないため、4泊6日でも要件を満たすケースもあります。
社員旅行中の食事にかかった費用は経費で落とせます。ただし、自由行動中の食事は経費として認められません。参加者全員での食事のみ、経費で落とすことができます。
社員旅行中の観光にかかる費用も経費で落とすことができます。ただし上記の食事代と同様、参加者全員での観光に限ります。観光スポットの入場料などはもちろんのこと、バスを貸し切っての観光ツアーにかかる代金の場合も、経費として計上可能です。
社員旅行中に購入したお土産代は、私的な費用とみなされてしまいます。そのため、お土産代は経費で落とすことはできません。
社員旅行に来ていない社員へお土産を買った場合でも、経費（福利厚生費）としては落とすことができないので注意が必要です。ただし、交際費や会議費として経費で落とす方法はあります。
福利厚生費として計上するためには、社員全員が対象になっていなくてはいけません。そのため、自由行動中の食事や観光にかかった費用は基本的に経費で落とすことができません。社員旅行中に自由行動の時間を設けている場合は、社員全員にしっかり伝えておきましょう。
社員旅行先が海外の場合、有効なパスポートが手元にない社員は新たに取得する必要があります。しかし、福利厚生を目的とした旅行のためのパスポート取得費用は、経費として落とすことはできません。パスポートは5年以上という長期にわたり個人に帰属するものなので、社員旅行自体にかかる費用とは切り分けて考えるべきだとされるからです。
社員旅行は基本的に福利厚生費として計上できますが、認められるための条件があります。社員旅行にかかる費用を最大限、福利厚生費として計上するために押さえておきたいポイントについて解説します。
務調査では「本当に社員旅行が実施されたのか否か」がチェックされるため、社員旅行が実施された証拠となる資料を保管しておく必要があります。
・旅行費用の請求書、領収書、明細書など
・パンフレット
・集合写真
・スケジュールが分かる日程表やしおり
・参加者一覧のリスト
などを証拠資料として残しておきましょう。
社員旅行を福利厚生費として計上したい場合、企業の就業規則として定められている事柄は非常に重要な情報です。
「福利厚生として社員旅行を定期的に実施すること」「全社員に対する福利厚生を目的としていること」などをあらかじめ就業規則に明記しておきましょう。
また、企業により対応が異なる事柄についても就業規則に組み込んでおく必要があります。例えば社員旅行の行き先が海外の場合、パスポートを持っていない社員は新たに取得する必要があります。社員旅行のためとはいえ基本的にパスポートの取得にかかる費用は経費とはみなされません。しかし、就業規則に「社員旅行のためのパスポート取得費用が企業が負担する」と組み込んでおけば、経理処理上は経費として処理することが可能となります。
社員旅行だからといって、すべての行程において参加者全員で行動する必要はありません。自由行動の時間を設けても大丈夫です。ただし、全スケジュールが各自バラバラに行動するフリープランの場合は、プライベートな旅行とみなされてしまうことも。福利厚生費として計上できなくなってしまうので、社員旅行のプランを考える際には気を付けましょう。
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